Restoran ve kafe için kasa programı seçerken sorulması gereken 8 soru

Kasa programı seçmek, çoğu işletmecinin bir öğleden sonra içinde bitirdiği bir iş. Birkaç firmayla görüşülüyor, fiyatlar karşılaştırılıyor, en makul görünen seçiliyor. Sorun, programın gerçek sınavının o öğleden sonra değil; cuma akşamı saat dokuzda, salon doluyken, bir garson hesabı üçe bölmeye çalışırken yapılması.

Demo ekranında her program hızlı ve kolay görünür. Aradaki farkı ortaya çıkaran şey, satıcıya doğru soruları sormak. Aşağıdaki sekiz soru, restoran, kafe ve bar işletmecileriyle konuşurken en sık "keşke baştan sorsaydım" dedikleri konulardan derlendi.

1. İnternet kesilince açık adisyonlara ne oluyor?

İnternet bir gün mutlaka kesilecek; soru ne zaman olacağı değil, o sırada ne olacağı. Bulut tabanlı programların çoğu internetsiz çalışamaz. Bu tek başına kötü değil, ama cevabın net olması gerekir: Kesinti sırasında girilen sipariş kayboluyor mu? Ekran donuyor mu, yoksa bağlantı gelince kaldığı yerden devam ediyor mu? Mutfağa giden fiş iki kez mi düşüyor?

Demo sırasında bunu denemenin en kolay yolu, satıcıdan tableti uçak moduna alıp bir sipariş girmesini istemek. Otuz saniyelik bu deneme, broşürdeki bütün cümlelerden daha çok şey söyler.

2. Yeni başlayan bir garson programı ne kadar sürede öğreniyor?

Personel değişimi yüksek bir sektörde çalışıyorsunuz. Programın öğrenilmesi bir hafta sürüyorsa, bunun bedelini her yeni çalışanda yeniden ödersiniz: yanlış masaya yazılan siparişler, unutulan ürünler, müşterinin önünde telefonla sorulan sorular.

Görüşmeye işletmeden birini, tercihen programı hiç görmemiş bir çalışanınızı götürün. Beş dakika içinde masa açıp sipariş girebiliyor mu, ona bakın. Eğitim videoları ve kılavuzlar güzeldir ama yoğun bir akşamda kimse kılavuz açmaz.

3. Servisin ortasında sık yapılan işler kaç dokunuş sürüyor?

Her program adisyon açar ve ürün ekler. Farkı ortaya çıkaran, günde onlarca kez yapılan ama demoda pek gösterilmeyen işlerdir. Satıcıdan şunları sırayla yapmasını isteyin ve dokunuşları sayın:

• Masadaki hesabı kişi başına ya da ürün ürün bölmek
• Bir masayı başka bir masaya taşımak veya iki masayı birleştirmek
• Bir ürünü ikram olarak işaretlemek ve bunun gün sonunda ayrı görünmesini sağlamak
• Aynı hesabın bir kısmını nakit, bir kısmını kartla almak
• Yanlış girilen bir ürünü iptal etmek ve iptalin kim tarafından yapıldığını görmek

Son madde özellikle önemli: iptal ve ikram kayıtlarının kimin elinden çıktığını göstermeyen bir program, kasa açığının nereden geldiğini de size göstermez.

4. Sipariş mutfağa ve bara nasıl ulaşıyor?

Garsonun girdiği sipariş mutfağa yazıcıdan fişle mi, ekrandan mı düşüyor? İçecekler bara, yemekler mutfağa ayrı ayrı gidebiliyor mu? "Az pişmiş", "soğansız" gibi notlar fişte okunaklı görünüyor mu? Mutfak siparişi hazırladığında garson bunu anlayabiliyor mu?

Mutfak ekranı kullanacaksanız, yoğun saatte bekleyen siparişlerin nasıl sıralandığını ve geciken bir siparişin öne çıkıp çıkmadığını da sorun. Mutfakla salon arasındaki kopukluk, müşteri şikayetlerinin en sık kaynağıdır.

5. Gün sonunda kasa tutmazsa farkı nasıl buluyorum?

Her işletme bir gün kasa açığıyla karşılaşır. İyi bir program, farkın nerede olduğunu bulmanızı kolaylaştırır: hangi ödeme türünde fark var, hangi saatte hangi iptaller yapılmış, kim hangi ikramı girmiş. Kötü bir program ise size yalnızca toplam rakamı verir ve gerisini defterle çözmenizi bekler.

Kasa açığını kapatmak için sorulacak soru "ne kadar eksik" değil, "nerede eksik" sorusudur. Programınız ikinci soruya cevap vermiyorsa, siz de veremezsiniz.

Vardiya ile çalışıyorsanız, her vardiyanın kendi kasasını ayrı kapatıp kapatamadığını da sorun. Sabahçı ile akşamcının hesabı birbirine karışırsa, sorunun kimde olduğunu bulmak imkânsızlaşır.

6. Hangi ürünün kazandırdığını, hangisinin kaybettirdiğini görebiliyor muyum?

Çok satan ürün, en çok kazandıran ürün olmayabilir. Malzeme fiyatları sürekli değişirken bir porsiyonun size gerçekte kaça mal olduğunu bilmek, menü fiyatlandırmasının temelidir. Programın reçete tanımlayıp satıştan stok düşebildiğini, alış faturalarını kaydedebildiğini ve ürün bazında maliyet ile kâr gösterebildiğini sorun.

Bu özellikleri hemen kullanmayacak olsanız bile, ileride ihtiyaç duyduğunuzda programı değiştirmek zorunda kalmamak için baştan var olup olmadığını bilmek işinize yarar.

7. Verilerim kimin ve ayrılırsam yanımda götürebilir miyim?

Satış geçmişiniz, müşteri listeniz ve menünüz işletmenizin birikimi. Sözleşme bittiğinde ya da program değiştirmek istediğinizde bu verileri Excel gibi açık bir biçimde dışarı alabiliyor musunuz? Yoksa ayrılmanın bedeli yıllardır biriken bilgiyi kaybetmek mi?

Bunu sözleşmeye bakarak ve demoda "dışa aktar" düğmesini görerek teyit edin. Kişisel verilerin nerede saklandığını ve KVKK kapsamında aydınlatma metni sunulup sunulmadığını da sormaktan çekinmeyin.

8. Bu programın bana toplam maliyeti ne?

Aylık abonelik ücreti, toplam maliyetin yalnızca bir parçası. Teklifleri karşılaştırırken şu kalemleri tek tek yazın:

• Kurulum ve eğitim ücreti var mı?
• Özel tablet, yazıcı ya da kasa donanımı almak zorunlu mu, yoksa mevcut cihazlarınızla çalışıyor mu?
• İkinci şube, ek kullanıcı ya da ek cihaz için ayrı ücret alınıyor mu?
• Destek hattı mesai dışında, özellikle hafta sonu akşamları ulaşılabilir mi ve ücretli mi?
• Taahhüt süresi var mı; erken ayrılmanın cezası ne?
• Yazar kasa (ÖKC), e-Fatura, e-Arşiv ve yemek kartı entegrasyonları fiyata dahil mi?

Yasal yükümlülükleriniz (yazar kasa, e-Belge, e-Adisyon gibi) işletmenizin türüne ve büyüklüğüne göre değişebilir. Programın bunlara uyumlu olup olmadığını satıcıya sorun, ama hangi yükümlülüğün size ait olduğunu mutlaka muhasebecinizle teyit edin.

Demo görüşmesi için kısa kontrol listesi

• Tableti uçak moduna alıp sipariş girdirin
• Programı hiç görmemiş bir çalışanınıza beş dakika kullandırın
• Hesap bölme, masa taşıma, ikram ve iptali deneyin
• Gün sonu raporunda iptallerin kim tarafından yapıldığını gösterin isteyin
• Verileri dışa aktarma düğmesini görün
• Toplam maliyeti kalem kalem yazılı isteyin
• Mümkünse ücretsiz deneme süresinde gerçek bir serviste kullanın

Son madde belki de en önemlisi. Hiçbir demo, gerçek bir cumartesi akşamının yerini tutmaz. Deneme süresi sunan bir programı en yoğun gününüzde kullanın; birkaç saat içinde, aylarca kullanacağınız bir aracın size uyup uymadığını görürsünüz.